Primeros pasos en contabilidad financiera con SAP S/4HANA

2.1 Aplicaciones SAP Fiori

Con SAP S/4HANA, SAP ha introducido una nueva interfaz de usuario o front-end, SAP Fiori. Para la interfaz gráfica de usuario tradicional de SAP (GUI, Graphical User Interface), la mayoría de las empresas limitan este acceso a los analistas de sistemas o a las funciones empresariales de soporte profundo. Por lo tanto, es importante que los usuarios de finanzas y contabilidad conozcan y se sientan cómodos con el nuevo front-end (interfaz gráfica).

Cuando inicien sesión por primera vez en SAP Fiori, los usuarios verán la pantalla de inicio, también conocida como la plataforma de lanzamiento de SAP Fiori (ver Figura 2.1). La barra en la parte superior de la pantalla listará los diferentes grupos de Fiori asignados al usuario. Por ejemplo, podemos inferir que el usuario de este ejemplo está asignado a un rol de cuentas por pagar y por lo tanto tiene asignados los Grupos de pagos, Cuentas de proveedores, Actividades periódicas para cuentas por pagar y Cheques. El launchpad (plataforma) de SAP Fiori ofrece un acceso rápido a las tareas diarias y proporciona a los usuarios de finanzas la visión necesaria para tomar decisiones clave a través de iconos, alertas y KPI (Key Performance Indicator) – ICR (Indicador Clave de Rendimiento).

Figura 2.1: Pantalla de inicio de SAP Fiori

Los mosaicos dentro de un grupo representan las aplicaciones SAP Fiori asignadas a ese grupo. Los mosaicos pueden personalizarse en función de los filtros del usuario. Algunos mosaicos de SAP Fiori también destacan tendencias y excepciones con códigos de colores para alertar a los usuarios sobre tareas que requieren atención inmediata.

Contabilizar los pagos efectuados es un ejemplo de una de las aplicaciones del grupo Pagos. Las aplicaciones SAP Fiori son similares a los códigos de transacción (t-codes) en la GUI de SAP (Graphical User Interface). La principal diferencia es que son más intuitivos para los usuarios finales como una descripción lógica en lugar de un conjunto de letras y números, especialmente si es su primera vez en SAP.

Por ejemplo, ¿qué es más fácil de recordar para un usuario: ¿F-53 o Contabilizar salidas de pagos? Si ha respondido F-53, sabemos que lleva un tiempo utilizando SAP y puede que dude en cambiar (todos hemos pasado por eso). Todavía hay opciones para buscar por t-code en la barra de búsqueda de SAP Fiori si el t-code tiene un mapeo 1-a-1 con una aplicación SAP Fiori. Por ejemplo, Programar pagos automáticos es una de las aplicaciones de SAP Fiori que sustituye a F110, por lo que se puede encontrar fácilmente en la barra de búsqueda introduciendo el código de transacción (ver Figura 2.2). Sin embargo, la mayoría de las aplicaciones SAP Fiori combinan múltiples transacciones en una sola vista. Aunque esto puede llevar un tiempo de adaptación, en última instancia ahorra tiempo de uso en vez de tener que hacer clic a través de múltiples pantallas para realizar una sola tarea.

Figura 2.2: Barra de búsqueda de SAP Fiori

Si se quiere buscar una aplicación o grupo diferente sin utilizar la barra de búsqueda, también existe la opción de seleccionar la flecha desplegable, que representa Más grupos (Figura 2.3 que muestra que el usuario también tiene acceso al grupo Extractos bancarios). Del mismo modo, para encontrar una aplicación utilizada con frecuencia o recientemente, se puede hacer clic en el icono . Aquí es donde también podemos ver el perfil y la configuración (ver Figura 2.4).

Figura 2.3: Función Más grupos de SAP Fiori

Figura 2.4: Aplicaciones SAP Fiori más utilizadas

Otra gran ventaja de SAP Fiori es que las aplicaciones están habilitadas de forma coherente en múltiples plataformas de usuario. Esto permite a los usuarios funcionales aprovechar la movilidad utilizando las aplicaciones de SAP Fiori en tabletas, teléfonos y otros dispositivos. Por ejemplo, la aplicación My Inbox permite aprobar o rechazar asientos contables u órdenes de compra fácilmente sobre la marcha. Esto significa que ya no tendrá que esperar a que su responsable de contabilidad vuelva a su ordenador para aprobar el asiento contable. Especialmente durante los plazos críticos de cierre de mes, muchas de estas actividades no pueden esperar y la posibilidad de utilizar aplicaciones móviles para acelerar las tareas es una gran ventaja. My Inbox es un ejemplo de aplicación transaccional. Dentro de SAP Fiori, hay tres tipos diferentes de aplicaciones y las siguientes secciones destacan las diferencias entre cada una de ellas.

2.1.1 Aplicaciones transaccionales

Las aplicaciones transaccionales se utilizan para realizar operaciones comerciales, como contabilizar un asiento contable o actualizar datos maestros. Ejemplos de aplicaciones transaccionales son Gestionar órdenes internas y Gestionar partidas de cliente.

Las aplicaciones transaccionales de datos maestros facilitan la revisión, la descarga, la creación y la edición de datos maestros. Por ejemplo, en la aplicación: Gestionar centros de coste, que se muestra en la Figura 2.5, los usuarios pueden realizar todas las actividades siguientes en una sola pantalla:

• Informes basados en centros de coste.
• Filtrado de centros de coste por múltiples dimensiones (por ejemplo, jerarquía de centros de coste, usuario responsable, etc.).
• Creación de nuevos centros de coste.
• Copia de centros de coste existentes.
• Modificación/edición de centros de coste existentes.

En la GUI (Graphical User Interface) tradicional, un usuario tendría que pasar por múltiples transacciones separadas para realizar cada una de las actividades (KS01, KS02, KS03, KSH1, S_ALR_87013615, etc.).

Figura 2.5: Gestionar centros de coste

Si se aplica un determinado filtro que se desea seguir revisando, existe la opción de guardar este filtro como un mosaico específico en la página de inicio de SAP Fiori (o en otro grupo existente de SAP Fiori, si se prefiere). Para ello, se selecciona el icono (icono de compartir) y, a continuación, . Tras esta selección, se puede personalizar el nombre del mosaico. Por ejemplo, si soy el contable responsable de los centros de coste de TI (Tecnologías de la Información) y quiero ver todos los centros de coste de mi departamento (ventas de TI, finanzas de TI, cadena de suministro de TI, etc.) podría establecer un mosaico con este filtro específico para poder gestionar fácilmente estos datos en caso de cambios o adiciones (ver Figura 2.6).

Figura 2.6: Guardar como mosaico

Si se selecciona , el mosaico se guardará en la página de inicio (o en el grupo seleccionado) y podrá verse al volver a ese grupo (ver Figura 2.7).

Figura 2.7: Página de inicio personalizada

Además de los datos maestros, existen aplicaciones transaccionales para la elaboración de informes y el procesamiento de transacciones. Otra aplicación es Gestionar partidas de acreedores – Manage Supplier Line Items, que sustituye a la transacción FBL1N. Esta aplicación SAP Fiori está orientada al filtrado de partidas abiertas y compensadas de cuentas por pagar, pero las capacidades de generación de informes son mucho más sólidas que las de la transacción heredada. Dado que estos filtros se actualizan en la misma pantalla que el propio informe, facilita la identificación de cambios en los datos basados en filtros revisados, en lugar de tener que Seleccionar – Ejecutar y pasar a una pantalla independiente, como se hacía en SAP ECC. Por ejemplo, un usuario de cuentas por pagar puede visualizar todas las partidas que vencen para un proveedor en la próxima semana. Luego, si se cambiara el filtro de fechas al mes siguiente, se podrían identificar fácilmente las partidas adicionales. Como la interfaz de usuario de SAP Fiori es mucho más fácil de usar que la interfaz de usuario tradicional, los iconos del cuadro de mando resaltarán fácilmente las cuentas por pagar vencidas.

La aplicación Gestionar partidas de Acreedores también ofrece funciones adicionales que no estaban disponibles en la antigua transacción FBL1N. Esto incluye la capacidad de desglosar directamente en cada documento de proveedor o pasar a un saldo global de proveedor, que se solía tener que abrir en una ventana separada. También existen múltiples opciones de desglose para pasar de una transacción de visualización a la realización directa de una tarea empresarial, como la compensación de partidas abiertas de proveedores o la contabilización de un pago. Esta facilidad para pasar de la visualización de las partidas de proveedores a la realización de transacciones sobre ellas en la misma pantalla es una ventaja clave de las aplicaciones SAP Fiori sobre las anteriores transacciones GUI, como se muestra en la Figura 2.8.

Figura 2.8: Gestionar partidas de proveedores

Hay dos lugares en la pantalla de SAP Fiori donde los usuarios pueden seleccionar un diseño o un filtro guardado. El desplegable denominado Estándar, situado encima de las partidas y debajo de los criterios de filtrado, se puede seleccionar para guardar un diseño o cambiar a un diseño preexistente, (ver Figura 2.9). El icono , situado encima de los criterios de filtrado, puede seleccionarse para guardar o seleccionar un filtro predefinido. Por ejemplo, si quisiera filtrar todos los débitos de un grupo de proveedores clave o todos los débitos de una sociedad, podría seleccionar este filtro y guardarlo como vista propia para volver a este la próxima vez que ejecute la aplicación.

Figura 2.9: Vistas y filtros

2.1.2 Aplicaciones analíticas

Las aplicaciones analíticas se utilizan para analizar conjuntos de datos. Estas aplicaciones proporcionan al usuario información en tiempo real e indicadores clave de rendimiento (KPI, del inglés Key Performance Indicator), en relación con estos conjuntos de datos. Las aplicaciones analíticas ofrecen una metodología de arrastrar y soltar fácil de usar para introducir dimensiones e informar sobre detalles de partidas o saldos. Los resultados pueden descargarse fácilmente a Microsoft Excel y también pueden convertirse de una vista en columnas a una vista en gráficos directamente dentro de la aplicación para realizar un análisis visual rápido. Esto resulta increíblemente útil para preparar resúmenes a nivel ejecutivo, ya que los cambios en los filtros pueden aplicarse en tiempo real y el gráfico puede actualizarse. Históricamente, estos datos debían extraerse a Excel y crearse gráficos dinámicos para presentarlos a la dirección. Si se solicitaban dimensiones diferentes, había que volver a descargar los datos, lo que ralentizaba el análisis.

Las siguientes actividades pueden realizarse con aplicaciones analíticas:

• Comparación de datos previstos y reales.
• Comparación de los datos actuales con los del año anterior.
• Filtrado de datos por varias dimensiones.
• Visualizar los datos de varias maneras mediante los gráficos proporcionados (por ejemplo, gráfico de barras, gráfico circular, etc.).

Un ejemplo de aplicación analítica es la aplicación PyG – (P& L)- Plan/Actual. Con esta aplicación, el usuario puede generar vistas personalizadas de las cuentas de pérdidas y ganancias previamente consolidadas. Esta aplicación proporciona cantidades e importes en dólares reales y planificados, así como variaciones en dólares y porcentajes. Las funciones de generación de informes de autoservicio de SAP Fiori ofrecen más flexibilidad al usuario, lo que reduce la dependencia del departamento de TIC (Tecnología de la Información y Comunicación), para crear informes y potenciar el análisis empresarial.

Otra aplicación analítica es la de Días pendientes de pago (DPP), como se muestra en la Figura 2.10. Esta aplicación contiene una pantalla analítica predefinida para los días pendientes de pago de los últimos 12 meses. La vista puede filtrarse por proveedor, tanto para los 10 primeros como para los 10 últimos DPP, o por sociedad. El usuario tiene la flexibilidad de cambiar el tipo de gráfico para mantenerlo en una vista de cuadro de mando o en una vista de tabla para informes estadísticos o extracción.

Figura 2.10: Días de pago pendientes

2.1.3 Hojas informativas

El último tipo de aplicación SAP Fiori es una aplicación de hoja de datos. Las aplicaciones de hoja de datos se utilizan para mostrar detalles clave sobre los datos maestros y para navegar directamente a una transacción de datos maestros asociada. Ejemplos de estas aplicaciones son Orden Interna, Proveedor y Elemento PEP. Estas aplicaciones se pueden encontrar fácilmente buscando el elemento de datos maestros correspondiente en la barra de búsqueda. Por ejemplo, podemos buscar un centro de coste específico en la hoja de datos Centro de coste, que se muestra en la Figura 2.11 para visualizar datos relevantes como el usuario responsable o el centro de beneficio asignado. A continuación, se pueden desglosar los datos para elaborar un informe sobre el plan frente a los datos reales de este centro de coste o incluso realizar tareas transaccionales, como la eliminación y los cambios en el centro de coste.

Figura 2.11: Ficha del centro de coste